Методические рекомендации по порядку подачи декларации рабочих мест по результатам СОУТ

С 30 декабря 2020 года

декларации соответствия стали бессрочными.

Это значит, что при наличии декларации

работодатели смогут экономить

 на проведении следующей СОУТ.

Как изменили условия о сроке декларации?

У декларации теперь нет срока действия, если условия и организация труда на рабочем месте не изменились с момента проведения СОУТ. Полученная по итогам СОУТ декларация автоматически продлевает результаты СОУТ и действует, пока на рабочем месте (ч. 4 и 5 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ):

- не произойдёт несчастный случай по вине работодателя,

- не произойдёт несчастный случай по вине работника,

- не выявится профессиональное заболевание, причиной которого стали вредные или опасные факторы, имеющиеся на рабочем месте,

- не будут обнаружены нарушения охраны труда.

Если ни одно из этих событий не произойдёт, проводить СОУТ на этом рабочем месте (оптимальные или допустимые условия труда) не нужно даже спустя 10 лет после предыдущих процедур СОУТ. Бессрочности применяют и для тех деклараций, которые уже внесли в реестр Роструда. Такое условие закрепили в части 2 статьи 2 Федерального закона от 30.12.2020  № 503-ФЗ.

Кто и как оформляет декларацию?

Лучше, если формы декларации заполняют эксперты организации, которая проводит СОУТ. Обязанности составления декларации закрепляется в договоре на услуги проведения специальной оценки условий труда.

Если такого условия в договоре нет, то заполнять декларацию должно само учреждение. При наличии в учреждении специалиста по охране труда эта обязанность возлагается профстандартом на него (раздел 3.2.2 приложения к приказу Минтруда от 04.08.2014 № 524н). Подписывает декларацию и заверяет её печатью руководитель учреждения.

Подача декларации

Необходимо использовать только утверждённую форму декларации (приложение 1, утв. приказом Минтруда от 07.02.2014 № 80н).

Подавать декларацию необходимо в ГИТ по месту нахождения учреждения. Срок на подачу – 30 рабочих дней с даты, когда утвердили отчёт о СОУТ (пп.3 и 5 приказа Минтруда от 07.02.2014 № 80н). Информация об установленных классах вредности находится в заключении эксперта, который проводил СОУТ.

Подать декларацию можно двумя способами – на бумаге или в электронном виде.

При подаче декларации необходимо учесть, что некоторые инспекции просят продублировать документы на e-mail или сохранить их на флешке в формате docx и приложить к бумажной декларации.

Подача декларации на бумаге

При подаче декларации на бумаге выбирается способ:

- подача лично в ГИТ,

- отправка по почте.

Для визита в ГИТ нужно подготовить 2 экземпляра деклараций. Второй экземпляр будет возвращён с отметкой о приёме документов в ГИТ. Рекомендуется заранее проконсультироваться в ГИТ какие документы необходимо приложить к декларации.  Обычно инспектора запрашивают заверенные копии заключений экспертов, титульных листов отчётов о СОУТ, сводных ведомостей результатов СОУТ.

Подача декларации по почте

По почте декларацию отправлять необходимо письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Уведомление пригодится, чтобы иметь доказательство, что декларацию направили в срок.

Примечание: Когда декларация не соответствует утверждённой форме, ГИТ откажет её принимать. В течение 10 рабочих дней документ вернут по почте и письме укажут причины для отказа. В этом случае необходимо опять заполнить декларацию по форме и повторно подать её в ГИТ (пп. 7-9 приложения 2, утв. Приказом № 80н).

Подача декларации в электронном виде

Подать декларацию в электронном виде можно на сайте Роструда. Для этого понадобится квалифицированная электронная подпись (ЭЦП) работодателя (п.4 приложения, утв. Приказом № 80н).

Решите, как будете заполнять форму. Можно заполнить форму декларации вручную или импортировать информацию из подготовленного документа. Для удобства пользователей в реестре есть пример-эталон.

Дату составления декларации система проставляет автоматически.

Примечание: Если в декларации не будет указан e-mail учреждения, то система примет декларацию поскольку это не обязательное поле. Однако для руководителя   важно добавить e-mail, иначе он не получите уведомление о статусе документа. Если же будут пропущены при заполнении обязательные поля, то система не пропустит документ на следующий этап.

После заполнения декларации и проверки правильность её заполнения, нужно нажать кнопки «Прикрепить» и «Подать декларацию на рассмотрение». После этого система направит декларацию в ГИТ региона и подтвердит передачу сообщением.

Как узнать, что декларация принята?

1. Если указан e-mail в электронной декларации, на этот адрес инспекторы отправят уведомление о статусе документа: декларацию отправили, приняли, отклонили или она прекратила действовать.

2. Узнать, приняли декларацию или нет, можно в реестре Роструда. Сведения в реестр инспекторы должны внести в течение 15 рабочих дней с момента, как получили документ (п.5 приложения 3, утв. Приказом № 80н).

Для проверки в реестре нужно указать ИНН и регион работодателя.  Нажать кнопку «Поиск». Сервис отобразит все декларации , которые ГИТ приняла.

Когда декларация прекращает действовать?

Декларация на конкретное рабочее место прекращает действовать, если условия труда перестают соответствовать требованиям охраны труда. Это становится возможным когда на рабочем месте:

1. Происходит несчастный случай в результате воздействия вредных и опасных производственных факторов. Кроме случаев, когда в травме виноваты третьи лица.

2. У работника выявлено профзаболевание в связи с работой во вредных (опасных) условиях труда на данном рабочем месте.

3. При выявлении на рабочем месте нарушения по охране труда.

В этих трёх случаях в отношении конкретного рабочего места декларация прекращает действовать. В этом случае проводится внеплановая СОУТ (ч.5 ст.11 Закона № 426-ФЗ) в течение 6 месяцев со дня несчастного случая, выявления профзаболевания или получения предписания ГИТ после обнаруженных нарушений (ч.2 ст.17 закона № 426-ФЗ).

Если после внеплановой СОУТ условия труда признали вредными, декларировать это рабочее место уже не нужно. Если по итогам внеплановой СОУТ определёны 1 или 2 классы, то необходимо подготовить новую декларацию и сдать её.

Примечание: Инспекторы также отменяют декларацию, если найдут в ней недостоверные данные. В этом случае в реестр будет внесена соответствующая  запись в течение пяти рабочих дней (п.6 приложения 3, утв. Приказом № 80н).